O retrabalho e os problemas com prazos são dois grandes inimigos de qualquer profissional. E o pior é que um pode estar conectado ao outro. Muitas vezes um trabalho mal feito gera a necessidade de retrabalho, que por sua vez ocasiona um atraso para a entrega do próximo. Essa correria para cumprir o prazo pode gerar um problema na execução, e assim o desafio só aumenta. Pode tornar-se muito difícil parar a bola de neve do retrabalho e dos problemas com prazos. Mas por que isso acontece?
Como surge o retrabalho?
Uma vez que o retrabalho é definido como a necessidade de refazer tarefas que não tiveram o resultado esperado, o melhor caminho para evitá-lo é garantir que as atividades sejam feitas de maneira precisa. Isso parece muito óbvio, já que todo profissional busca sempre fazer o seu melhor. Porém, muitas vezes o problema não é atividade principal, mas sim o que ocorre no meio da jornada.
Por isso, uma maneira de evitar o retrabalho é automatizando certas atividades que costumavam ser feitas manualmente. A rotina profissional envolve uma enorme quantidade de processos, de diversas ordens, que devem ser feitos manualmente. Isso pode dar um certo trabalho, e comprometer uma grande parte do tempo que seria empregada para a atividade principal.
Por isso, a automatização desses processos é fundamental para um uso melhor do tempo dos profissionais, resultando em um produto final muito mais próximo do ideal, e evitando os retrabalhos.
Existe uma ligação direta entre a qualidade do trabalho e o tempo disponível para fazê-lo
É por isso que existe uma relação muito próxima com o retrabalho e os problemas com os prazos. Um influencia no outro, e a melhor forma de eliminar os dois é através de um planejamento bem coerente. Profissionais que planejam as etapas de produção têm sempre um resultado mais positivo, pois, conseguem ter tempo para fazer as peças com muito mais capricho.
Com o planejamento, o trabalho tem uma direção que, com o passar do tempo, vai ficar ainda mais eficiente. No próximo trabalho, o produtor irá perceber novas formas de poupar tempo e ser mais eficiente, e assim, a chance de retrabalho é menor.
Retrabalho e problemas com prazos revelam falta de sintonia na equipe
Outro aspecto fundamental para evitar o retrabalho e garantir a mínima incidência de problemas com prazos é quando existe uma falha de comunicação da equipe. Em um projeto grande, em que as responsabilidades se distribuem por diversas pessoas, isso é ainda mais forte.
Um exemplo dessa sintonia é quando a equipe comercial estipula um prazo para apresentar aos clientes. Sem conferir com a área de produção se é possível fazer o trabalho nesse período de tempo, o setor pode colocar a criação em uma situação difícil, sem mesmo saber.
Por isso, o planejamento e um sistema de organização são ainda mais importantes. Se organizar é o outro pilar primordial para eliminar os problemas. Com tantos trabalhos e tantas atividades, é natural que a equipe se perca um pouco, e que haja uma certa confusão nas atribuições.
Por isso, é preciso ter o planejamento bem claro e organizado, de uma forma bem visual e intuitiva, para que cada componente do processo saiba qual é a sua atribuição e, qual é o prazo em que ele precisa entregá-la.
O retrabalho e os problemas com o prazo são comuns em empresas de comunicação visual. Por isso, os três pilares para combatê-los são a organização, o planejamento e a automação de processos.
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