O profissional da comunicação visual se organiza, planeja e faz de tudo para ter um calendário organizado e conseguir trabalhar com uma certa calma, com tempo para poder entregar o melhor produto final. Porém, o cliente chega e altera o prazo, ou faz um pedido inesperado, com uma urgência bem alta. Então, o profissional já está atrasado sem nem mesmo ter começado o trabalho. O resultado? Desespero.
A urgência é parte do processo
Infelizmente essa é a rotina do profissional de comunicação visual e é algo que não pode ser evitado. É inegável que muitas vezes o cliente irá pedir um trabalho com uma urgência que é impossível de prever. Isso, além de trazer muito estresse, pode gerar um custo considerável.
O custo da urgência
Primeiramente, pode ser que sejam necessárias horas extras para cumprir esse trabalho. Se o prazo for realmente curto, não existe muita opção, já que tirar a prioridade de outras tarefas para atender as mais urgentes não é uma boa ideia. Assim, o próximo irá ficar comprometido com um prazo menor, que irá atrasar outro, e assim por diante.
Por isso, não adianta. O trabalho com urgência precisa ser resolvido e, de preferência, sem afetar nenhum dos outros.
Como lidar com o trabalho urgente?
Por mais que a organização seja incapaz de prever os trabalhos com prazos mais urgentes, ela ainda é uma arma importante para lidar com ele. Primeiramente, ter um histórico de trabalho organizado, significa que os outros processos irão estar com um bom andamento, fazendo com que seja possível “abrir espaço” para um novo, sem muito incômodo.
Além disso, a rotina de organizar é um “treino” para esse momento. Quando surgir um trabalho urgente, o profissional que tem uma postura organizada irá mais facilmente conseguir alocar tempo para esse desafio. Ele conseguirá planejar como será feita a nova atividade com mais eficiência.
Então, uma vez que um pedido urgente surja, a questão, tão importante quanto o próprio trabalho, é o gerenciamento do tempo. Confie na sua organização, e na sua equipe, e tenha confiança que os processos irão ser cumpridos de acordo com o prazo.
Para esses trabalhos, a automatização de certas tarefas é ainda mais importante. Como o tempo é curto, cada fração ganha é uma grande vitória. Por isso, procure automatizar as tarefas possíveis, de modo a ganhar tempo para a parte mais importante do processo.
As ferramentas para ajudar a lidar com trabalhos urgentes
Felizmente, existem diversas soluções que ajudam nisso. Os softwares podem, rapidamente, distribuir as funções entre a equipe, definir prioridades para o cumprimento do prazo, automatizar certas atividades e servir como uma plataforma para acompanhar o processo.
O trabalho urgente pode causar muita dor de cabeça, mas ele é um verdadeiro desafio. É um teste em condições extremas, e não somente para a qualidade do trabalho, o seu talento e o da sua equipe. O prazo curto testa a capacidade de organização e planejamento, que são ferramentas muito importantes. Por isso, conquistá-lo é uma grande vitória, e indica que a sua empresa está pronta para conseguir lidar com desafios maiores.
Os trabalhos urgentes podem ter um custo bem grande. Eles podem gerar atrasos e insatisfação com o cliente que o pede, e com outros que tenham seus pedidos afetados. Por isso, é preciso sempre treinar a capacidade de organização e planejamento, fazendo uso de ferramentas que permitam que o trabalho seja feito de maneira mais rápida.
Gostou do conteúdo? Já se viu de frente com prazos urgentes e conseguiu entregar? Se quiser saber mais sobre como ter um trabalho mais eficiente continue recebendo conteúdo sobre o mercado de comunicação visual.